Logistics là một trong những ngành có tốc độ tăng trưởng cao nhất tại Việt Nam, với nhu cầu tuyển dụng liên tục mở rộng từ cảng biển, kho bãi đến thương mại điện tử. Với sinh viên năm cuối, kỳ thực tập trong ngành này được xem là cơ hội thực tiễn lớn để rút ngắn con đường vào nghề. Bài viết hôm nay, Bmentor sẽ giúp bạn giải đáp các câu hỏi về công việc của thực tập sinh logistics là gì, cần kỹ năng gì và những lưu ý khi lựa chọn doanh nghiệp thực tập.
1. Thực tập sinh logistics là gì?
Trước khi tìm hiểu công việc cụ thể, cần nắm rõ vai trò của vị trí này trong doanh nghiệp để có định hướng đúng ngay từ đầu.
1.1. Khái niệm thực tập sinh logistics
Thực tập sinh logistics là sinh viên đang trong giai đoạn học tập cuối khoá, tham gia thực tế tại doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải, xuất nhập khẩu, kho bãi hoặc chuỗi cung ứng. Vị trí này không yêu cầu kinh nghiệm làm việc nhưng cần có nền tảng lý thuyết đủ để tiếp nhận công việc thực tế nhanh chóng.
Thực tập sinh logistics thường làm việc dưới sự giám sát của nhân viên chính thức, hỗ trợ các nghiệp vụ hàng ngày và dần được giao thêm nhiệm vụ khi đã quen với quy trình.
Thực tập sinh logistics sẽ tham gia thực tế quá trình vận tải, xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp
1.2. Vai trò của thực tập sinh logistics trong doanh nghiệp
Về phía doanh nghiệp, thực tập sinh là nguồn nhân lực bổ sung linh hoạt cho các phòng ban có khối lượng xử lý chứng từ và dữ liệu lớn. Về phía sinh viên, đây là nơi chuyển hoá kiến thức học thuật sang kỹ năng vận hành thực tế.
Vai trò của thực tập sinh logistics không phải chỉ để “quan sát” mà để tham gia trực tiếp vào quy trình: từ chuẩn bị chứng từ, nhập liệu hệ thống đến liên hệ đối tác vận chuyển.
1.3. Tại sao thực tập logistics lại quan trọng với sinh viên năm cuối?
Ngành logistics có đặc thù là cần kinh nghiệm thực tế từ rất sớm. Nhiều nhà tuyển dụng ưu tiên ứng viên đã có ít nhất một kỳ thực tập tại công ty forwarding, hãng tàu, công ty thương mại hoặc doanh nghiệp sản xuất có bộ phận xuất nhập khẩu. Kỳ thực tập tốt không chỉ giúp hoàn thành báo cáo tốt nghiệp mà còn là tấm vé vào nghề nhanh hơn bất kỳ bằng chứng chỉ nào.
Khi đi thực tập sớm, các bạn sinh viên sẽ có được trang bị các kỹ năng cần thiết cho quá trình xin việc chính thức sau này
2. Các vị trí thực tập sinh trong ngành logistics
Logistics không phải một vị trí duy nhất. Tùy vào loại hình doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức, thực tập sinh có thể được phân vào các bộ phận khác nhau với nhiệm vụ và quy trình riêng biệt. Các vị trí tuyển dụng bao gồm:
- Thực tập sinh xuất nhập khẩu
- Thực tập sinh chứng từ
- Thực tập sinh thu mua
- Thực tập sinh vận hành
- Thực tập sinh sales logistics
3. Công việc của thực tập sinh logistics là gì?
Đây là phần được nhiều sinh viên năm cuối tìm hiểu kỹ nhất trước khi nộp hồ sơ thực tập. Thực tế, công việc của thực tập sinh logistics khá đa dạng và thay đổi theo từng ngày làm việc.
3.1. Hỗ trợ soạn thảo và kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu
Đây là nhiệm vụ cốt lõi và thường xuyên nhất. Công việc của thực tập sinh logistics chính là sẽ hỗ trợ chuẩn bị các chứng từ thương mại như invoice, packing list, bill of lading, certificate of origin và các giấy phép xuất nhập khẩu theo yêu cầu từng lô hàng. Việc kiểm tra chứng từ đòi hỏi sự tỉ mỉ cao vì sai sót nhỏ trong tên hàng, số lượng hay mã HS có thể gây chậm trễ thông quan hoặc phát sinh chi phí.
Soạn thảo và kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu là công việc quen thuộc của các thực tập sinh logistics
3.2. Nhập liệu dữ liệu vào hệ thống quản lý
Hầu hết doanh nghiệp logistics sử dụng phần mềm quản lý vận chuyển (TMS), phần mềm kho (WMS) hoặc hệ thống ERP nội bộ. Thực tập sinh được giao nhập thông tin đơn hàng, cập nhật trạng thái lô hàng và lưu trữ dữ liệu theo quy trình của công ty.
3.3. Liên hệ hãng tàu đặt booking vận chuyển hàng hóa
Công việc của thực tập sinh logistics sẽ hỗ trợ liên hệ với hãng tàu, hãng hàng không hoặc đơn vị vận tải nội địa để xác nhận lịch tàu, đặt chỗ và theo dõi booking. Công việc này đòi hỏi tiếng Anh giao tiếp và hiểu biết cơ bản về các điều kiện vận chuyển quốc tế (Incoterms), loại container và lịch tàu.
3.4. Theo dõi tiến độ đơn hàng từ giao dịch đến khi hàng về kho
Sau khi booking được xác nhận, thực tập sinh theo dõi toàn bộ hành trình của lô hàng: từ khi hàng được đóng gói tại kho người gửi, lên tàu/máy bay, transit nếu có, đến cảng đến và cuối cùng về kho người nhận. Mọi biến động về lịch trình đều cần được ghi nhận và thông báo kịp thời cho các bên liên quan.
Theo dõi tiến độ các đơn hàng xuất nhập khẩu để kịp thời báo cáo
3.5.Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ thông quan hàng nhập khẩu
Đối với hàng nhập khẩu, thực tập sinh hỗ trợ chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan gồm tờ khai hải quan, invoice, packing list, bill of lading và các giấy tờ bổ sung theo quy định của từng mặt hàng. Hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ sẽ khiến hàng bị giữ tại cảng và phát sinh phí lưu container.
3.6. Hỗ trợ thanh toán quốc tế và liên hệ nhà cung ứng nước ngoài
Tại các công ty thương mại hoặc sản xuất, Công việc của thực tập sinh logistics sẽ hỗ trợ bộ phận tài chính trong việc chuẩn bị hồ sơ thanh toán quốc tế qua LC (Letter of Credit), T/T hoặc D/P. Song song đó, thực tập sinh có thể được giao liên hệ trực tiếp với nhà cung ứng nước ngoài bằng email tiếng Anh để xác nhận đơn hàng, cập nhật lịch giao và xử lý các thay đổi phát sinh.
3.7. Tham gia họp giao ban và phối hợp với các bộ phận liên quan
Nhiều công ty tổ chức họp giao ban hàng ngày hoặc hàng tuần để cập nhật tiến độ các lô hàng đang xử lý. Thực tập sinh tham dự để nắm bắt tổng thể tình hình và học cách phối hợp giữa các bộ phận: kinh doanh, vận hành, kho bãi và kế toán. Đây là cơ hội hiếm có để hiểu toàn bộ luồng vận hành của một doanh nghiệp logistics trong thực tế.
Làm việc với các bên liên quan để đảm bảo tiến độ hàng hóa
3.8. Tổng hợp dữ liệu, chuẩn bị báo cáo và xử lý vấn đề phát sinh
Cuối tuần hoặc cuối tháng, Công việc của thực tập sinh logistics thường được giao tổng hợp số liệu đơn hàng, tổng hợp chi phí vận chuyển hoặc chuẩn bị báo cáo tiến độ theo yêu cầu của quản lý. Ngoài công việc định kỳ, thực tập sinh cũng cần sẵn sàng xử lý các tình huống phát sinh như hàng bị giữ, chứng từ sai hoặc thay đổi lịch tàu đột ngột.
4. Thực tập sinh xuất nhập khẩu: Nhiệm vụ, quyền lợi và mức lương ra sao?
Xuất nhập khẩu là nhánh được nhiều sinh viên logistics lựa chọn nhất khi tìm kiếm chỗ thực tập. Dưới đây là những thông tin thực tế nhất về vị trí này.
4.1. Nhiệm vụ cụ thể của thực tập sinh xuất nhập khẩu
Thực tập sinh xuất nhập khẩu tập trung vào ba nhóm nhiệm vụ chính.
- Một là xử lý chứng từ: soạn thảo, kiểm tra và lưu trữ bộ chứng từ thương mại theo từng lô hàng.
- Hai là theo dõi đơn hàng: cập nhật trạng thái giao hàng và thông báo kịp thời cho các bên liên quan khi có thay đổi.
- Ba là hỗ trợ thông quan: chuẩn bị hồ sơ hải quan và phối hợp với công ty khai thuê hoặc bộ phận hải quan nội bộ để đưa hàng qua cửa khẩu đúng tiến độ.
4.2. Quyền lợi khi thực tập ngành xuất nhập khẩu
Ngoài phụ cấp thực tập, sinh viên được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp với quy trình rõ ràng, được tiếp cận bộ chứng từ thực tế và học cách sử dụng các phần mềm quản lý chuyên ngành.
Nhiều công ty còn tạo điều kiện để thực tập sinh tham gia trực tiếp vào các giao dịch thực, không chỉ quan sát. Đây là nền tảng để xây dựng CV có trọng lượng trước khi tốt nghiệp.
Khi tham gia thực tập ngành xuất nhập khẩu, sinh viên sẽ có cơ hội ma sát thực tế các trường hợp trong quá trình làm việc thật
4.3. Thực tập sinh xuất nhập khẩu có lương không?
Đa số công ty chi trả phụ cấp công việc của thực tập sinh logistics trong khoảng 1.500.000 đến 3.000.000 đồng/tháng tùy quy mô và chính sách từng doanh nghiệp.
Một số công ty nước ngoài hoặc tập đoàn lớn có thể trả cao hơn, từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng/tháng kèm thêm các phúc lợi như bữa trưa, xe đưa đón hoặc bảo hiểm tai nạn.
5. Kỹ năng cần có của thực tập sinh logistics
Doanh nghiệp không kỳ vọng thực tập sinh làm được mọi thứ ngay từ ngày đầu, nhưng có một nền tảng kỹ năng nhất định sẽ giúp bạn hoà nhập nhanh hơn và được giao thêm nhiệm vụ sớm hơn.
5.1. Kiến thức chuyên môn về logistics, vận chuyển và chuỗi cung ứng
Hiểu được các khái niệm cơ bản như Incoterms, các loại container, quy trình thông quan, phân biệt FCL và LCL, nắm được các chứng từ thương mại phổ biến. Đây là nền tảng tối thiểu mà mọi thực tập sinh logistics cần có trước khi bắt đầu. Sinh viên thực tập không cần biết hết mọi thứ, nhưng cần đủ để không phải hỏi lại những khái niệm cơ bản ngay từ tuần đầu tiên.
Các bạn sinh viên cần có kiến thức chuyên môn kỹ về việc kinh doanh thương mại quốc tế
5.2. Tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu
Tiếng Anh là công cụ làm việc bắt buộc trong ngành logistics, từ đọc chứng từ, viết email xác nhận booking đến liên hệ nhà cung cấp nước ngoài. Bạn không cần trình độ bản ngữ, nhưng phải có khả năng đọc hiểu tài liệu tiếng Anh chuyên ngành, viết email đơn giản và giao tiếp cơ bản qua điện thoại hoặc video call.
5.3. Kỹ năng sử dụng phần mềm và công cụ quản lý
Excel là công cụ không thể thiếu dùng hàng ngày thuộc công việc của thực tập sinh logistics để nhập liệu, tổng hợp số liệu và lập báo cáo. Ngoài ra, nhiều công ty sử dụng phần mềm ERP (SAP, Oracle) hoặc phần mềm logistics chuyên biệt.
Kỹ năng sử dụng phần mềm và công cụ quản lý cũng được yêu cầu cao
5.4. Kỹ năng mềm: giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian
Môi trường logistics là môi trường đa phòng ban, đòi hỏi giao tiếp rõ ràng và phối hợp liên tục. Khả năng truyền đạt thông tin chính xác, cập nhật tiến độ kịp thời và xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc mà không bị nhầm lẫn là những kỹ năng mềm có giá trị thực sự trong ngành này.
5.5. Thái độ: chăm chỉ, cẩn thận, chủ động và ham học hỏi
Thái độ làm việc trong giai đoạn thực tập quan trọng không kém kỹ năng. Thực tập sinh logistics nào chủ động hỏi khi không hiểu, tự tìm tài liệu để đọc thêm và không ngại nhận việc mới thường được quản lý chú ý và tạo điều kiện học hỏi nhiều hơn. Sự cẩn thận trong xử lý chứng từ sẽ giảm rủi ro xảy ra sai sót, hạn chế ảnh hưởng đến toàn bộ lô hàng.
6. Cơ hội nghề nghiệp sau kỳ thực tập logistics
Kỳ thực tập tốt được xem là điểm khởi đầu của một lộ trình nghề nghiệp rõ ràng trong ngành logistics.
6.1. Các vị trí có thể thăng tiến sau thực tập
Sau khi tốt nghiệp và có kinh nghiệm thực tập, sinh viên ngành logistics có thể ứng tuyển vào các vị trí: nhân viên chứng từ, nhân viên vận hành, nhân viên xuất nhập khẩu, nhân viên khai hải quan hoặc nhân viên kinh doanh logistics.
Sau vài năm tích lũy kinh nghiệm, các vị trí cấp trung như trưởng nhóm vận hành, supervisor hoặc quản lý chuỗi cung ứng trở nên khả thi hơn với người có nền tảng thực hành vững.
Cơ hội được trở thành nhân viên chính thức là rất cao nếu bạn có khả năng và thái độ làm việc tốt
6.2. Cơ hội trở thành nhân viên chính thức tại công ty thực tập
Nhiều doanh nghiệp logistics xem kỳ thực tập như một vòng tuyển dụng thực tế kéo dài. Nếu thực tập sinh hoàn thành tốt công việc và phù hợp với văn hoá công ty, xác suất được mời ở lại sau tốt nghiệp khá cao. Đây là lý do nhiều sinh viên coi việc chọn đúng chỗ thực tập quan trọng không kém việc chọn đúng việc làm đầu tiên.
6.3. Định hướng phát triển lâu dài trong ngành logistics
Logistics là ngành có nhu cầu nhân sự ổn định, lương thưởng tăng rõ ràng theo kinh nghiệm và nhiều cơ hội làm việc với đối tác quốc tế. Người có kinh nghiệm từ 5 năm trở lên trong ngành này thường có thể dịch chuyển sang các vị trí quản lý, tư vấn chuỗi cung ứng hoặc phát triển sang các thị trường khu vực ASEAN.
7. Kinh nghiệm giúp thực tập sinh logistics thành công
Không phải kỳ thực tập nào cũng mang lại giá trị thực sự. Bốn điểm dưới đây giúp bạn tối ưu hoá kỳ thực tập ngay từ khi chưa bắt đầu.
7.1. Ưu tiên thực tập tại công ty chuyên nghiệp có quy trình rõ ràng
Công ty có quy trình làm việc chuẩn hoá, tài liệu nội bộ đầy đủ và người hướng dẫn thực tập rõ ràng sẽ giúp bạn học nhanh hơn và có thứ gì đó thực sự để viết vào CV.
Hãy ưu tiên làm việc tại các doanh nghiệp lớn để có cơ hội làm việc tốt
7.2. Tìm hiểu kỹ về công ty và vị trí ứng tuyển trước khi nộp hồ sơ
Trước buổi phỏng vấn thực tập, tìm hiểu loại hình kinh doanh của công ty (forwarding, hãng tàu, công ty thương mại hay sản xuất), thị trường họ phục vụ và loại hàng hoá họ xử lý. Ứng viên hiểu công ty và đặt câu hỏi thực tế thường gây ấn tượng tốt hơn đáng kể so với người chỉ học thuộc lòng câu trả lời phỏng vấn chung chung.
7.3. Rèn tinh thần chủ động, thích nghi và sẵn sàng đảm nhận nhiều nhiệm vụ
Trong môi trường logistics thực tế, không có ngày nào chỉ làm một việc duy nhất. Việc sẵn sàng nhận thêm nhiệm vụ ngoài danh sách ban đầu, không từ chối việc vì “chưa học”, và chủ động hỏi khi chưa rõ là những hành vi phân biệt thực tập sinh học được nhiều với thực tập sinh chỉ hoàn thành đủ giờ.
Nên chủ động học hỏi và thích nghi với môi trường
7.4. Đặt mục tiêu rõ ràng cho kỳ thực tập ngay từ đầu
Mục tiêu cụ thể giúp bạn chủ động tìm kiếm cơ hội học hỏi thay vì thụ động chờ được giao việc. Trước khi bắt đầu, xác định ba đến năm điều muốn học được sau kỳ thực tập như là:
– Hiểu quy trình thông quan hàng nhập
– Có khả năng đọc được bộ chứng từ xuất khẩu
– Biết cách đặt booking với hãng tàu hoặc giao tiếp tiếng Anh với đối tác nước ngoài.
Công việc của thực tập sinh logistics đa dạng hơn nhiều so với những gì được mô tả trong job description. Từ chứng từ, nhập liệu, theo dõi đơn hàng đến phối hợp đa phòng ban, mỗi nhiệm vụ đều đang xây dựng nền tảng thực tế mà bạn sẽ cần trong suốt sự nghiệp sau này.
Nếu bạn đang đồng thời phải hoàn thành báo cáo thực tập, luận văn tốt nghiệp hay xử lý các áp lực học thuật cuối khoá, đó là lúc cần sự hỗ trợ đúng lúc. Đội ngũ Bmentor đã đồng hành cùng nhiều sinh viên năm cuối hoàn thiện báo cáo thực tập và khóa luận tốt nghiệp đúng chuẩn, đúng tiến độ. Còn chần chừ gì nữa, liên hệ ngay với Bmentor để được tư vấn miễn phí và kịp thời.
